In breve
- Trello è la bacheca fatta bene; Asana struttura progetti e attività; monday.com costruisce flussi su tabelle configurabili. Nessuno dei tre è «il migliore» in assoluto.
- Il prezzo vero è per persona e per anno: quasi tutti i software di progetti si pagano a utente, e chi entra solo per commentare o approvare di solito è una licenza come gli altri.
- Le funzioni che servono davvero quando il team cresce — cronologia, carico di lavoro, portfolio, obiettivi — stanno quasi sempre nei piani superiori: il confronto va fatto su quelli.
Asana, Trello e monday.com sono tre fra gli strumenti più diffusi per organizzare il lavoro di un team, e sono tutti e tre prodotti maturi, con app per telefono, molte integrazioni e milioni di utenti. Questa guida non serve a incoronarne uno: serve a scegliere con criterio, perché la differenza fra loro non sta nella lunghezza dell’elenco di funzioni ma nel modo in cui pensano il lavoro.
Trovi le quattro domande da farsi prima di provare qualsiasi cosa, cosa fa bene ciascuno dei tre, una tabella dei listini pubblici consultati il 19 settembre 2026, il conto di quanto costa un team di 12 persone e una scaletta per la prova di due settimane. I prezzi e i piani cambiano spesso: prima di decidere, controllali sulle pagine ufficiali.
01Le quattro domande da farsi prima
- 1Il lavoro ha scadenze fisse e dipendenze, o scorre? Se ci sono date che non si spostano, servono cronologia e dipendenze. Se il lavoro arriva in continuazione, conta di più la bacheca con i limiti.
- 2Quante persone entreranno, e a fare cosa? Contale tutte, anche chi entra solo per commentare o approvare: nei software a utente sono licenze.
- 3Serve vedere il lavoro di più progetti insieme? Portfolio, carico di lavoro e obiettivi sono quasi sempre nei piani superiori, e sono la ragione per cui il conto raddoppia.
- 4Quanto conta l’Italia? Fattura, IVA, assistenza in italiano, dati in Unione Europea: sono aspetti amministrativi, ma si sentono tutti i mesi.
02Cosa fa bene ciascuno dei tre
| Strumento | L’idea di fondo | Va bene per | Da sapere |
|---|---|---|---|
| Trello | La bacheca Kanban, semplice e immediata | Team piccoli, lavoro che scorre per stati, chi vuole partire in un pomeriggio | Le viste calendario, tabella, cronologia e dashboard sono nei piani a pagamento superiori |
| Asana | Il progetto strutturato: attività, sottoattività, sezioni, dipendenze | Team che gestiscono progetti con scadenze e molte persone coinvolte | Portfolio, obiettivi, carico di lavoro, approvazioni e registrazione del tempo stanno nel piano avanzato |
| monday.com | Tabelle configurabili con cui costruire il proprio flusso, anche fuori dai progetti | Chi vuole modellare processi diversi (progetti, CRM, richieste) nello stesso posto | I posti si comprano a pacchetti, a partire da tre; cronologia e Gantt dal piano intermedio |
Una semplificazione utile: se il tuo problema è «non sappiamo a che punto è ogni cosa», Trello lo risolve prima; se è «non sappiamo se arriviamo alla data», Asana ha gli strumenti giusti; se è «ogni reparto ha un processo diverso», monday.com è quello che si piega di più.
03I listini pubblici a settembre 2026
| Piano | Prezzo per persona al mese (fatturazione annuale) | Cosa aggiunge |
|---|---|---|
| Trello Standard | 5 $ | Bacheche illimitate, campi personalizzati, più automazioni |
| Trello Premium | 10 $ | Viste calendario, tabella, cronologia, dashboard e mappa |
| Asana Starter | 10,99 $ | Cronologia e Gantt, dashboard, moduli, regole |
| Asana Advanced | 24,99 $ | Portfolio, obiettivi, carico di lavoro, approvazioni, registrazione del tempo |
| monday Basic | 9 € | Bacheche e viste di base (minimo 3 posti) |
| monday Standard | 12 € | Cronologia e Gantt, calendario, automazioni e integrazioni con un tetto mensile |
| monday Pro | 19 € | Registrazione del tempo, dipendenze avanzate, più automazioni |
04Quanto costa davvero: il conto per un team di 12 persone
| Scelta | Conto | Al mese | All’anno |
|---|---|---|---|
| Trello Premium | 12 × 10 $ | 120 $ | 1.440 $ |
| Asana Starter | 12 × 10,99 $ | 131,88 $ | 1.582,56 $ |
| Asana Advanced | 12 × 24,99 $ | 299,88 $ | 3.598,56 $ |
| monday Standard | pacchetto di posti superiore a 12 (15) × 12 € | 180 € | 2.160 € |
- Le persone che entrano «solo per guardare» vanno contate: in quasi tutti i listini a utente sono posti a pagamento, con qualche eccezione per gli ospiti esterni.
- Il salto di piano è la voce che pesa di più: quando servono portfolio, obiettivi o carico di lavoro, il prezzo per persona può più che raddoppiare.
- La fatturazione estera: i tre prodotti sono venduti da società estere, quindi niente fattura elettronica italiana. Il commercialista dovrà gestire l’integrazione o l’autofattura elettronica per l’acquisto di servizi dall’estero (tipo documento TD17 nel tracciato dello SdI). È un adempimento in più, non un ostacolo.
- La lingua: l’interfaccia è disponibile anche in italiano, ma documentazione e assistenza più aggiornate restano in inglese.
05Quando uno dei tre è la scelta giusta
Vale la pena dirlo chiaramente, perché nessuno strumento va bene per tutti. Conviene restare su uno dei tre grandi quando:
- ti servono molte integrazioni pronte con strumenti specifici — marketing automation, sviluppo software, CRM internazionali — e non vuoi costruirle;
- il team è distribuito su più paesi e lingue, con esigenze di amministrazione centralizzata (accesso unico aziendale, provisioning automatico degli utenti);
- un reparto li usa già da anni, con processi consolidati e persone formate: cambiare costa più di quanto rende;
- ti serve un ecosistema di modelli e community enorme, o consulenti certificati su quel prodotto.
Uno strumento italiano ha senso, invece, quando pesano di più il costo per persona che cresce, la fattura e l’assistenza in italiano, i dati in Unione Europea e la possibilità di parlare con chi il software lo scrive.
06Come si prova uno strumento in due settimane
- 1
Scegli un progetto vero, non un esempio
Con date e persone vere. Gli strumenti si assomigliano tutti sui progetti finti.
- 2
Porta dentro i dati che hai
Importa il foglio delle attività: se l’importazione è già faticosa, è un dato di per sé.
- 3
Fai fare a tre persone diverse il loro lavoro tipico
Chi assegna, chi esegue, chi controlla. Le difficoltà non sono le stesse.
- 4
Prova le due cose che ti servono di più
Per esempio: il cliente che commenta senza vedere il resto, e il carico di lavoro della prossima settimana.
- 5
Prova a uscire
Esporta tutto. Se i dati non escono facilmente, lo saprai adesso e non fra tre anni.
- 6
Conta le persone e fai il conto annuale
Compreso chi entrerà dopo: la crescita del team è il momento in cui il prezzo a utente si sente.
Le domande da fare prima di firmare
- Cosa succede ai dati se smetto di pagare: si cancellano, restano leggibili, per quanto?
- L’esportazione comprende commenti, allegati e campi personalizzati?
- Dove stanno i dati e chi è il responsabile del trattamento (c’è un contratto DPA)?
- Gli ospiti esterni e i clienti contano come licenze?
- Che assistenza c’è, in che lingua e con quali tempi scritti?
- Il prezzo è bloccato per la durata del contratto?
Con Omega
Come si colloca Omega Work
- Un canone per tutto il workspace, non una licenza a persona: da 19 € al mese fino a 5 persone, 39 € fino a 15, IVA esclusa.
- Tutte le funzioni in ogni scaglione: cronologia e Gantt, bacheca, calendario, dashboard, carico di lavoro, portfolio, obiettivi, regole, moduli e modelli.
- Fattura elettronica italiana, assistenza in italiano e dati su server in Unione Europea, con una copia di sicurezza al giorno.
- Importazione da CSV o Excel, anche dai file esportati da altri strumenti, ed esportazione delle attività quando vuoi.
- Se l’abbonamento si ferma, il workspace resta leggibile in sola lettura e i dati si esportano lo stesso.
Foto di copertina: Lauren Mancke — CC0 1.0
