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Guide e tutorial

Guide alla gestione dei progetti e del lavoro di squadra

Come si organizza un progetto, come si costruisce un diagramma di Gantt, come si stimano i tempi, come si distribuisce il carico di lavoro e come si scrive un report al cliente: metodi, conti e norme per team di agenzie, uffici marketing, studi professionali, IT e operations, con esempi veri e senza gergo.

25 guide

Il mestiere, spiegato bene

Procedure vere, conti che tornano e obblighi in ordine: quello che serve sapere per lavorare, non un opuscolo di vendita.

Tre colleghi attorno a un tavolo di lavoro discutono un progetto, con un portatile aperto

Da leggere per prima

Come organizzare i progetti del team: il metodo in sette passi, con un esempio vero

Un progetto ordinato non dipende dallo strumento ma da poche regole: un obiettivo scritto, fasi chiare, un solo responsabile per ogni attività, date vere e un momento fisso per guardare a che punto si è.

  • Ogni attività ha un solo responsabile e una data: «lo facciamo noi» e «appena possibile» sono il modo più rapido per non farla fare a nessuno.
  • Il progetto si scompone in fasi (sezioni) e ogni fase in attività che si chiudono in pochi giorni: un’attività da tre settimane è un progetto travestito.
  • Si parla del lavoro dove sta il lavoro — nei commenti dell’attività — e si guarda lo stato del progetto una volta a settimana, sempre lo stesso giorno.
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Un calendario mensile su uno schermo, con alcune attività scritte nelle caselle dei giorniCome si fa

Diagramma di Gantt: guida pratica per costruirlo, leggerlo e tenerlo aggiornato

Il diagramma di Gantt mette le attività su una linea del tempo e mostra cosa aspetta cosa. Serve a una domanda sola, ma importante: ce la facciamo per la data? Ecco come si costruisce, con un esempio passo per passo.

9 minLeggi Foglietti adesivi gialli su un tavolo bianco, uno con un punto interrogativo, accanto a due penne bluOrganizzazione

Metodo Kanban per team di marketing: colonne, limiti e regole che funzionano

Una bacheca con le colonne giuste mostra a tutti dove si ferma il lavoro. Il resto del metodo Kanban è una regola sola, spesso ignorata: finire prima di cominciare. Ecco come applicarlo a contenuti, campagne e approvazioni.

9 minLeggi Una mano scrive un elenco su un taccuino aperto, accanto a un portatile e a uno smartphoneOrganizzazione

Matrice di Eisenhower: come decidere le priorità del lavoro, da soli e in team

Urgente e importante non sono sinonimi. La matrice di Eisenhower li separa in quattro caselle e dà a ogni casella un verbo: fai, pianifica, delega, elimina. Funziona se «importante» vuol dire legato a un obiettivo, non «chiesto a voce alta».

9 minLeggi Tre colleghi lavorano fianco a fianco ai portatili su un tavolo comuneOrganizzazione

Matrice RACI: cos’è, come si compila e un esempio su un progetto d’agenzia

La matrice RACI è una tabella: attività sulle righe, persone sulle colonne, una lettera in ogni casella. Serve a una cosa sola — che su ogni attività ci sia qualcuno che ne risponde — ed è la cosa che manca più spesso nei progetti che si incagliano.

7 minLeggi Una mano disegna con un pennarello rosso uno schema ad albero su una lavagna biancaCome si fa

WBS (Work Breakdown Structure): come scomporre un progetto, con un esempio

La WBS scompone il progetto in pezzi sempre più piccoli, finché ogni pezzo è abbastanza chiaro da stimarlo e assegnarlo. È il passaggio che sta prima del Gantt e delle stime, e quello che più spesso si salta.

7 minLeggi Un cronometro da tasca tenuto sul palmo di una manoCome si fa

Come stimare i tempi di un progetto: metodi, formule ed errori da evitare

Le stime sbagliano quasi sempre nella stessa direzione: per difetto. Non perché chi stima sia incapace, ma perché pensa al caso in cui tutto va bene. Ecco i metodi che correggono questo errore, con un esempio fatto con i numeri.

7 minLeggi Una donna alla scrivania si tiene la testa fra le mani davanti al portatileOrganizzazione

Carico di lavoro del team: come misurarlo, distribuirlo e accorgersi del sovraccarico

Il sovraccarico non si vede finché non diventa un ritardo o una persona che se ne va. Misurare il carico vuol dire confrontare due numeri semplici — il lavoro assegnato e il tempo davvero disponibile — una volta a settimana.

7 minLeggi Una riunione di lavoro attorno a un lungo tavolo, con portatili aperti e colleghi che sorridonoOrganizzazione

Riunioni efficaci: ordine del giorno, durata e verbale, con i modelli pronti

Una riunione utile finisce con decisioni scritte e azioni con un nome e una data. Tutto il resto — gli aggiornamenti, i giri di tavolo, «facciamo il punto» — di solito si fa meglio per iscritto.

6 minLeggi Una donna scrive gli obiettivi di vendita su una lavagna biancaOrganizzazione

OKR: cosa sono, come si scrivono e esempi per piccole e medie imprese

Un OKR è un obiettivo scritto in parole, più due-quattro risultati misurabili che dicono se lo si è raggiunto. Il metodo è semplice; il difficile è sceglierne pochi e non trasformare i risultati in un elenco di attività.

7 minLeggi Un orologio da polso con il quadrante chiaro appoggiato su una scrivania scuraConti e margini

Timesheet: come registrare le ore per progetto e usarle per decidere

Un timesheet non serve a controllare le persone: serve a sapere quanto costa davvero un progetto, quanto se ne può fatturare e quanto sbagliano le stime. Funziona se compilarlo costa un minuto al giorno.

8 minLeggi Un report stampato con grafici a linee e a barre su una scrivania, accanto a una cartellina e a una matitaClienti e incassi

Report di avanzamento del progetto per il cliente: cosa scrivere, ogni quanto, con un modello

Il cliente non vuole sapere tutto: vuole sapere se la data regge, cosa deve fare lui e se i soldi bastano. Un report di avanzamento buono risponde a queste tre domande in mezza pagina, sempre nello stesso formato.

7 minLeggi Un portatile con un foglio di calcolo aperto e due mani che usano una calcolatrice sulla scrivaniaCome si fa

Da Excel, email e WhatsApp a un gestionale di progetti: quando conviene e come si passa

Excel regge finché il progetto è piccolo e lo aggiorna una persona sola. Quando le persone diventano cinque e i progetti tre, il costo non è il file: è il tempo che qualcuno passa a tenerlo allineato con la realtà.

8 minLeggi Un portatile chiuso su una scrivania di legno chiaro, con una tazza di caffè e due matiteOrganizzazione

Asana, Trello o monday.com: come scegliere lo strumento per gestire i progetti del team

Tre strumenti molto validi, pensati per esigenze diverse. La scelta non si fa confrontando gli elenchi di funzioni, ma rispondendo a quattro domande sul proprio team — e guardando quanto costa fra un anno, non oggi.

9 minLeggi Due mani tengono uno smartphone acceso in una stanza buiaNorme e obblighi

Diritto alla disconnessione: cosa dice la legge italiana e come si scrivono le regole del team

In Italia la disconnessione è scritta nella legge sul lavoro agile: l’accordo individuale deve indicare tempi di riposo e misure concrete per garantirla. Il resto lo decide il team, e si scrive in una pagina.

8 minLeggi Un lucchetto con una catena su una porta di legno verdeNorme e obblighi

Privacy dei dati di progetto: cosa chiede il GDPR a chi gestisce il lavoro del team

In un gestionale di progetti finiscono più dati personali di quanto sembri: nomi e contatti di clienti, commenti sulle persone, allegati con documenti. Poche scelte fatte all’inizio evitano quasi tutti i problemi.

9 minLeggi Tre colleghi attorno a un tavolo di lavoro discutono un progetto, con un portatile apertoOrganizzazione

I migliori software di gestione progetti nel 2026

Otto strumenti per organizzare il lavoro di un team, con il prezzo di partenza che dichiarano, per chi sono pensati e cosa sapere prima di scegliere. E sei criteri per decidere senza farsi guidare dalla lunghezza dell’elenco delle funzioni.

12 minLeggi Una donna tiene davanti a sé un calendario da tavolo aperto sul mese di gennaioOrganizzazione

Giorni lavorativi 2027: quanti sono mese per mese e quante ore ha davvero il team

Nel 2027 si lavora 254 giorni dal lunedì al venerdì, non 255 come dicono molti calendari: il 4 ottobre è di nuovo festa. Ecco il conto mese per mese e come si passa dalle ore di calendario alle ore che il team può davvero mettere sui progetti.

9 minLeggi Un uomo prende appunti su un quaderno accanto a un portatile aperto su un documentoCome si fa

Esportare Trello in Excel o CSV: cosa si può fare col piano gratuito e con Premium (2026)

Con il piano gratuito Trello esporta solo in JSON; il CSV, che si apre in Excel, è riservato ai Workspace Premium. Ecco i due percorsi passo per passo, come trasformare il JSON in una tabella senza estensioni e cosa resta fuori in entrambi i casi.

8 minLeggi Una sedia da ufficio vuota davanti a una scrivania di legno con un portatile chiuso a metàOrganizzazione

Passaggio di consegne quando un collega se ne va: checklist, preavviso e dimissioni online

Quando una persona se ne va, il rischio non è il posto vuoto: sono le cose che sapeva solo lei. Ecco come organizzare il passaggio di consegne nel tempo del preavviso, con le regole che fissano quel tempo e cosa fare con accessi ed email.

9 minLeggi Un portatile aperto su un tavolo scuro mostra la pagina iniziale di un sitoClienti e incassi

Verbale di collaudo di un sito web: modello, test da fare e cosa dice il codice civile

Il verbale di collaudo è il foglio che chiude un sito: il cliente dichiara di averlo provato, cosa va e cosa no, e da lì partono pagamento e garanzia. Ecco i test da fare prima, un modello pronto e le regole del codice civile che lo rendono utile.

9 minLeggi Un portatile chiuso su una scrivania di legno chiaro, con una tazza di caffè e due matiteOrganizzazione

Alternativa a ClickUp: quando conviene, quanto costa e come si passa

ClickUp mette in un prodotto solo attività, documenti, chat, lavagne e IA. Se al team serve meno di tutto questo, ma serve in italiano e con un prezzo che non sale a ogni persona, un gestionale di progetti già pronto può costare meno e chiedere meno configurazione.

8 minLeggi Un uomo prende appunti su un quaderno accanto a un portatile aperto su un documentoOrganizzazione

Alternativa a Notion per gestire i progetti del team: quando serve e quando no

Notion è uno spazio di documenti in cui si possono costruire anche i progetti. Funziona finché qualcuno tiene in piedi la struttura; quando il team cresce e servono date, carico di lavoro e responsabili chiari, molti affiancano o sostituiscono la parte progetti con un gestionale pronto.

7 minLeggi Tre colleghi lavorano fianco a fianco ai portatili su un tavolo comuneOrganizzazione

Gestionale per le attività dell’ufficio: cosa deve fare, quanto costa e come sceglierlo

Un ufficio non ha bisogno di un software di project management complicato: ha bisogno di sapere chi fa cosa, per quando, e cosa è rimasto indietro. Ecco cosa deve fare il gestionale, come si sceglie e quanto costa.

7 minLeggi Una mano scrive un elenco su un taccuino aperto, accanto a un portatile e a uno smartphoneCome si fa

App to do list per il team: come sceglierla e quando una lista condivisa non basta

Una to do list personale si fa con qualunque app. Una lista condivisa da un team ha bisogno di tre cose in più: un nome su ogni voce, una data, e un posto dove si vede cosa è rimasto indietro. Ecco come scegliere l’app giusta.

6 minLeggi

Dalla teoria al banco

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