In breve
- La capacità di una persona non sono le ore di contratto: si tolgono assenze, riunioni fisse e lavoro non di progetto. Spesso resta il 60–70%.
- Pianificare al 100% della capacità vuol dire pianificare un ritardo: gli imprevisti arrivano sempre, e devono avere dove stare.
- Il carico si guarda per persona e per settimana, non per progetto: è la stessa persona che lavora su tre progetti.
Il carico di lavoro è la quantità di lavoro assegnata a una persona in un periodo, confrontata con il tempo che ha davvero a disposizione. Sembra una definizione banale, ma in quasi tutti i team manca uno dei due numeri: si sa quante attività ci sono, non quanto pesano; oppure si sa quanto pesano, ma si dimentica che la stessa persona ha le ferie, tre riunioni fisse e un altro progetto.
Questa guida spiega come calcolare la capacità reale, come leggere il carico settimana per settimana con un esempio su un team di cinque persone, quali segnali indicano un sovraccarico prima che diventi un problema, e cosa fare quando qualcuno è pieno.
01La capacità reale di una persona
Capacità di progetto settimanale = ore di contratto − assenze − riunioni fisse − lavoro non di progetto
Il lavoro non di progetto è tutto quello che non sta in nessun piano: email, assistenza ai colleghi, amministrazione, richieste piccole.
| Voce | Giulia (grafica, tempo pieno) | Marco (account, tempo pieno) | Sara (sviluppo, part-time 30 h) |
|---|---|---|---|
| Ore di contratto | 40 | 40 | 30 |
| Assenze della settimana | 0 | 8 (un giorno di ferie) | 0 |
| Riunioni fisse | 3 | 7 | 2 |
| Lavoro non di progetto | 6 | 10 | 4 |
| Capacità di progetto | 31 | 15 | 24 |
Il numero del «lavoro non di progetto» si stima la prima volta e si corregge con le ore registrate. Chi non lo conta pianifica sistematicamente il 20–30% di lavoro in più di quello che le persone possono fare.
02Allocazione e soglie: quando una persona è piena
Allocazione = ore di lavoro assegnate nella settimana ÷ capacità di progetto × 100
| Allocazione | Stato | Cosa vuol dire |
|---|---|---|
| Sotto il 60% | Scarico | C’è spazio: o manca lavoro pianificato, o le attività non hanno una stima |
| 60–85% | Sostenibile | Resta margine per imprevisti, revisioni, richieste urgenti |
| 85–100% | Pieno | Funziona una settimana; per un mese intero, no |
| Oltre il 100% | Sovraccarico | Qualcosa slitterà: meglio decidere adesso cosa |
03Un esempio: la settimana di un team di cinque persone
L’ufficio marketing di un’azienda di componenti industriali ha tre progetti in corso: la fiera di novembre, il nuovo catalogo e il sito in inglese. Ecco il carico della settimana, con le ore stimate delle attività in scadenza.
| Persona | Capacità | Fiera | Catalogo | Sito EN | Totale | Allocazione |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Giulia (grafica) | 31 | 14 | 18 | 4 | 36 | 116% |
| Marco (account) | 15 | 10 | 2 | 0 | 12 | 80% |
| Sara (sviluppo) | 24 | 0 | 0 | 14 | 14 | 58% |
| Luca (contenuti) | 30 | 6 | 10 | 12 | 28 | 93% |
| Anna (responsabile) | 18 | 4 | 4 | 2 | 10 | 56% |
Giulia è al 116%: fiera e catalogo le chiedono insieme la grafica nella stessa settimana. Le scelte possibili, in ordine di preferenza: spostare di una settimana le pagine del catalogo che non hanno una data fissa; passare a Sara, che ha spazio, gli adattamenti del sito che Giulia aveva in carico; e solo se non basta, chiedere un aiuto esterno. Quello che non va fatto è lasciare il 116% sul piano sperando che Giulia «ce la faccia».
04I segnali di sovraccarico, prima dei ritardi
- Scadenze spostate sempre dalla stessa persona, anche di pochi giorni.
- Attività ferme «in lavorazione» molto più a lungo del solito.
- Messaggi e lavoro fuori orario in crescita: la sera e il fine settimana diventano il margine che il piano non prevede. Qui il tema tocca anche la disconnessione.
- Qualità in calo: più revisioni, più errori di distrazione.
- Silenzio nelle riunioni: chi è pieno smette di proporre e di chiedere.
Il carico di lavoro non è solo una questione di efficienza. Il Testo unico sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008, articolo 28) chiede al datore di lavoro di valutare anche i rischi collegati allo stress lavoro-correlato, secondo l’accordo europeo dell’8 ottobre 2004; carico e ritmo di lavoro sono fra i fattori che le metodologie di valutazione considerano. Un carico misurato e discusso ogni settimana è anche un dato utile a quella valutazione.
05Come riequilibrare il carico
- 1
Guarda le prossime due o tre settimane, non solo questa
Un picco visto con anticipo si sposta; uno visto il lunedì stesso si subisce.
- 2
Sposta nel tempo quello che non ha una data fissa
È la mossa meno costosa: nessuno deve imparare niente di nuovo.
- 3
Riassegna quello che altri sanno fare
Con le istruzioni e i file, non con un «ci pensi tu?» in corridoio.
- 4
Riduci il perimetro
Una versione più semplice consegnata in tempo è spesso meglio di quella completa in ritardo. Va decisa con chi ha chiesto il lavoro.
- 5
Di’ di no, o «non adesso»
Con il carico sotto gli occhi, dire di no a una richiesta nuova è una constatazione, non un rifiuto personale.
Con Omega
Il carico di lavoro in Omega Work
- Una vista del carico con una riga per persona: giorno per giorno o settimana per settimana, il lavoro assegnato contro la capacità, in rosso quando la supera.
- La capacità settimanale si imposta per ciascuno, in ore oppure in numero di attività, per chi preferisce contare.
- Il peso di un’attività viene dal campo numerico scelto (per esempio «Ore stimate») e si distribuisce sui suoi giorni lavorativi.
- Si trascina una barra su un’altra persona per riassegnare l’attività, o di lato per spostarla nel tempo.
Foto di copertina: Kristin Hardwick — CC0 1.0
