In breve
- Lo stato si dice con una parola — in linea, a rischio, in ritardo — seguita dal perché. Il cliente legge quella parola prima di tutto il resto.
- La sezione più utile è «cosa ci serve da voi»: la maggior parte dei ritardi dei progetti per conto terzi nasce da un’attesa del cliente.
- Se il progetto è a ore o ha un budget, il report confronta ore consumate e avanzamento, e dice la proiezione a finire prima che diventi una sorpresa in fattura.
Il report di avanzamento — o stato avanzamento, o status report — è il documento con cui chi esegue un progetto racconta al cliente a che punto si è. In un’agenzia, in uno studio tecnico, in una software house o in un ufficio che lavora per un altro reparto è anche lo strumento che più di ogni altro decide la fiducia: un cliente che riceve un report chiaro ogni settimana telefona molto meno.
Questa guida spiega cosa mettere nel report e cosa lasciare fuori, con quale frequenza mandarlo, come calcolare la proiezione a finire delle ore, come gestire le richieste fuori perimetro, e propone un modello pronto con un esempio compilato.
01Le tre domande a cui il report deve rispondere
- 1La data regge? Stato del progetto e prossimo traguardo.
- 2Cosa devo fare io? Decisioni, approvazioni, materiali che il cliente deve fornire, con una data.
- 3I soldi bastano? Budget o ore consumate rispetto all’avanzamento, e le richieste fuori perimetro.
Tutto il resto — l’elenco completo delle attività, i dettagli tecnici, i nomi di chi ha fatto cosa — di solito non interessa al cliente e annacqua il messaggio. Se lo vuole, può averlo in allegato o nell’accesso al progetto.
02Il modello del report di avanzamento
| Sezione | Cosa contiene | Lunghezza |
|---|---|---|
| Stato | In linea / a rischio / in ritardo, e il motivo in una frase | Una riga |
| Fatto dall’ultimo report | I risultati consegnati, non le attività svolte | Tre-cinque punti |
| Prossimi passi | Cosa succede fino al prossimo report, con le date | Tre-cinque punti |
| Cosa ci serve da voi | Decisioni, approvazioni, materiali, ciascuno con una data | Tutto quello che c’è |
| Rischi | Cosa potrebbe far slittare la data, e cosa si sta facendo | Uno-tre punti |
| Budget / ore | Consumato, avanzamento, proiezione a finire | Una riga o una piccola tabella |
| Traguardi | I prossimi due o tre, con la data prevista | Una riga ciascuno |
03Un esempio compilato
Settimana 3 del progetto «Nuovo sito Studio Rossi», venduto a corpo con una stima di 112 ore.
| Sezione | Testo |
|---|---|
| Stato | A rischio: l’approvazione della grafica è attesa da 5 giorni; se arriva entro venerdì 16 ottobre, la messa online del 6 novembre regge. |
| Fatto | Mappa del sito approvata. Testi di 6 pagine su 8 consegnati. Due proposte grafiche per la home. |
| Prossimi passi | Testi delle ultime 2 pagine entro mercoledì. Grafica delle pagine interne entro 5 giorni dall’approvazione della home. |
| Cosa ci serve da voi | Scelta fra le due proposte grafiche entro venerdì 16. Foto dei soci entro mercoledì 21. Testo dell’informativa privacy dal vostro consulente entro il 28. |
| Rischi | Se la grafica slitta di una settimana, la messa online si sposta al 13 novembre. |
| Ore | 58 ore consumate su 112 previste (52%), avanzamento stimato 45%: vedi sotto. |
| Traguardi | Grafica approvata: 16 ottobre · Sito in prova: 30 ottobre · Online: 6 novembre. |
Da notare: lo stato è «a rischio» anche se nessuna data è ancora saltata. Dirlo prima è la ragione per cui si scrive il report; scrivere «in linea» fino al giorno in cui la data salta è il modo più rapido per perdere la fiducia del cliente.
04Ore consumate e proiezione a finire
Proiezione a finire ≈ ore consumate ÷ avanzamento stimato
Con 58 ore consumate e un avanzamento stimato del 45%, la proiezione è 58 ÷ 0,45 ≈ 129 ore, contro le 112 previste: circa 17 ore (15%) in più se il ritmo resta questo.
L’avanzamento non si misura con le ore spese — sarebbe un ragionamento circolare — ma con il lavoro consegnato: per esempio, la quota di ore stimate dei pacchetti già chiusi. Il confronto fra le due percentuali è il segnale più precoce di uno sforamento: quando la percentuale di ore consumate supera stabilmente quella di avanzamento, il progetto costerà più del previsto.
In un progetto a corpo la proiezione serve soprattutto a te, per capire il margine; al cliente si comunica quando la causa sono le sue richieste. In un progetto a ore o con un budget, invece, il cliente ha diritto di saperlo per tempo. Le ore si leggono dal timesheet per progetto.
05Le richieste fuori perimetro
- 1
Riconoscile
Tutto quello che non sta nel preventivo o nella scomposizione del progetto: una pagina in più, un terzo giro di revisioni, una lingua nuova.
- 2
Scrivile in un elenco a parte
Con data, chi l’ha chiesta, una stima delle ore e l’effetto sulla data.
- 3
Falle decidere al cliente
Nel report: «si fa, con questo costo e questo effetto sulla data», «si rimanda a una seconda fase», oppure «non si fa».
- 4
Non cominciarle prima del sì
Una richiesta fatta prima di essere approvata diventa quasi sempre lavoro regalato.
06Ogni quanto e come mandarlo
| Tipo di progetto | Frequenza | Note |
|---|---|---|
| Progetto di poche settimane | Ogni settimana, sempre lo stesso giorno | Il venerdì chiude la settimana; il lunedì apre quella nuova |
| Progetto di mesi | Ogni due settimane, più uno a ogni traguardo | Con un riepilogo mensile per chi decide dal lato del cliente |
| Contratto continuativo (assistenza, social, consulenza) | Mensile | Con le ore o le attività del mese e il confronto con quelle previste |
Il canale conta meno della costanza. Un report scritto sempre nello stesso posto — un messaggio nel progetto che il cliente può aprire come ospite, oppure un’email con lo stesso oggetto ogni settimana — vale più di un bel documento impaginato che arriva quando capita.
Con Omega
I report al cliente in Omega Work
- Lo stato del progetto — in linea, a rischio, in ritardo, in pausa — si aggiorna con due righe di testo, e lo storico degli stati resta nel progetto.
- Il cliente si invita come ospite su un solo progetto, con il permesso di commentare o di sola lettura: vede quello che condividi, non il resto del lavoro.
- Le approvazioni chieste al cliente sono attività con esito registrato — approvato, modifiche richieste, rifiutato — e una regola può rimandare in produzione quello che torna con modifiche.
- La dashboard del progetto mostra attività completate, in ritardo e per persona; un campo «Ore stimate» si somma nei grafici.
- Le attività del progetto si esportano in CSV che Excel apre con le colonne giuste, per allegare il dettaglio.
Foto di copertina: khunkorn laowisit — CC0 1.0
