In breve
- Una sola A per riga: se due persone rispondono dello stesso risultato, nei fatti non ne risponde nessuno.
- Le C costano tempo: ogni persona da consultare è un giro di attesa in più. Se una riga ne ha più di due, c’è quasi sempre qualcuno che basta informare.
- La matrice si legge anche per colonne: una persona con molte A è un collo di bottiglia, una con nessuna lettera forse non serve al progetto.
La matrice RACI è lo strumento più semplice per chiarire chi fa cosa in un progetto. Il nome viene dalle iniziali dei quattro ruoli in inglese: **Responsible** (chi esegue), **Accountable** (chi risponde del risultato e approva), **Consulted** (chi va sentito prima) e **Informed** (chi va avvisato dopo). Si disegna come una tabella: le attività o i deliverable sulle righe, le persone o i ruoli sulle colonne, una lettera in ogni casella che serve.
Il suo valore non sta nella tabella in sé, ma nelle discussioni che obbliga a fare prima di cominciare: chi approva il preventivo? Il cliente va consultato sulla struttura del sito o solo informato? Questa guida spiega le lettere, le regole di compilazione, un esempio completo sul sito di un cliente e come far vivere la matrice dentro gli strumenti di lavoro.
01Le quattro lettere della matrice RACI
| Lettera | Ruolo | In pratica | Quanti per riga |
|---|---|---|---|
| R — Responsible | Esegue | Fa il lavoro, o lo coordina se è diviso fra più persone | Almeno uno |
| A — Accountable | Risponde | Approva il risultato e ne risponde; decide in caso di disaccordo | Esattamente uno |
| C — Consulted | Va consultato | Dà un parere prima che il lavoro sia chiuso: comunicazione a due vie | Pochi, meglio zero o uno |
| I — Informed | Va informato | Viene avvisato quando il lavoro è fatto o cambia: comunicazione a una via | Quanti servono |
La distinzione più utile — e più trascurata — è quella fra C e I. Consultare vuol dire aspettare una risposta prima di andare avanti; informare vuol dire mandare un aggiornamento e proseguire. Ogni persona spostata da C a I è un’attesa tolta dal progetto.
02Un esempio: il nuovo sito di uno studio professionale
Un’agenzia di cinque persone rifà il sito di uno studio di commercialisti. Le colonne sono i ruoli, non i nomi: così la stessa matrice si riusa sul progetto successivo.
| Attività | Account | Designer | Sviluppatore | Copywriter | Cliente (socio dello studio) |
|---|---|---|---|---|---|
| Brief e obiettivi del sito | A/R | C | I | C | C |
| Mappa del sito | A | R | C | C | C |
| Testi delle pagine | A | I | I | R | C |
| Grafica delle pagine | A | R | C | I | C |
| Approvazione della grafica | R | I | I | I | A |
| Sviluppo e collegamento dei moduli | A | C | R | I | I |
| Informativa privacy e cookie | A | I | R | I | C |
| Messa online | A | I | R | I | I |
Due decisioni che la matrice ha fatto emergere. Primo: il cliente all’inizio era C su tutto, compreso lo sviluppo; spostarlo a I su sviluppo e messa online ha tolto due giri di attesa. Secondo: l’informativa privacy del sito è un contenuto del titolare del trattamento — lo studio — quindi il cliente resta C e va coinvolto prima di pubblicare, non dopo.
03Come si compila, passo per passo
- 1
Elenca le attività o i deliverable
Da dieci a venti righe. Se ne hai cinquanta, stai scendendo troppo nel dettaglio: la RACI si fa sui pezzi del progetto, non su ogni sottoattività. Parti dalla WBS, se ce l’hai.
- 2
Elenca i ruoli coinvolti
Compresi quelli esterni: cliente, fornitori, consulenti, la direzione. Chi resta fuori dalla matrice resta fuori anche dalle comunicazioni.
- 3
Metti prima le A
Una per riga. È la parte che richiede la discussione più franca, e conviene farla subito.
- 4
Poi le R, poi C e I
Per ogni C chiediti: il lavoro può davvero andare avanti senza il suo parere? Se sì, è una I.
- 5
Leggi per colonne
Guarda ogni persona dall’alto in basso: troppe A, troppe R, nessuna lettera. Sono i tre segnali da correggere.
- 6
Falla approvare e condividila
Da tutti quelli che compaiono con una A. Poi la si appende dove il team la vede: nella descrizione del progetto o nel messaggio di avvio.
04Leggere la matrice per righe e per colonne
| Cosa vedi | Cosa vuol dire | Cosa fare |
|---|---|---|
| Una riga senza A | Nessuno risponde del risultato | Nominare chi approva, prima di partire |
| Una riga con due A | Decisioni contese o rimpallate | Sceglierne una; l’altra diventa C |
| Una riga senza R | Il lavoro non lo fa nessuno | Assegnarlo, o togliere l’attività |
| Una riga con quattro C | Ritardi di attesa quasi sicuri | Tenere uno o due C, gli altri diventano I |
| Una colonna piena di A | Collo di bottiglia: tutto passa da una persona | Delegare l’approvazione delle cose minori |
| Una colonna piena di R | Sovraccarico | Guardare il carico di lavoro di quella persona |
| Una colonna solo di I | La persona non partecipa davvero | Toglierla dalla matrice e mandarle solo lo stato del progetto |
05RACI, RASCI e altre varianti
- RASCI: aggiunge la S di Support, chi aiuta chi esegue (per esempio un collega che prepara i materiali). Utile quando il lavoro di supporto è consistente e va pianificato.
- RACI-VS: aggiunge chi verifica (V) e chi firma (S). Si usa in ambienti con controlli di qualità formali.
- DACI: pensata per le decisioni più che per le attività — Driver (chi porta avanti la decisione), Approver, Contributors, Informed.
Per un team di una PMI o di un’agenzia la RACI classica basta quasi sempre. Aggiungere lettere rende la tabella più precisa e meno letta.
06Dalla tabella al lavoro di tutti i giorni
Una RACI in un file a parte si dimentica dopo la riunione di avvio. Funziona quando le lettere diventano impostazioni delle attività: la R è l’assegnatario, la A è chi deve approvare (un’attività di approvazione con il suo nome), le C sono chi si cita nei commenti prima di chiudere, le I sono chi segue l’attività o riceve lo stato del progetto.
Prima di partire
- Ogni riga ha una e una sola A.
- Ogni riga ha almeno una R.
- Nessuna riga ha più di due C.
- Il cliente e i fornitori compaiono dove devono decidere o dare un parere.
- La matrice è approvata da chi ha una A, e sta dove il team la trova.
Con Omega
La RACI in Omega Work
- Ogni attività ha un solo assegnatario: la R è sempre una persona, mai «il team».
- Le attività di approvazione registrano chi approva e l’esito — approvato, modifiche richieste, rifiutato — con il commento: la A lascia traccia.
- Chi segue un’attività riceve gli aggiornamenti nella Posta in arrivo; le @menzioni nei commenti servono a consultare le C.
- I membri del progetto hanno ruoli diversi — modifica, commento, sola lettura — e i clienti si invitano come ospiti su un singolo progetto.
- Un modello di progetto conserva sezioni, attività e approvazioni: la RACI decisa una volta si riusa sul progetto successivo.
