In breve
- Il timesheet per progetto non è il registro delle presenze: le presenze servono alla busta paga, il timesheet a capire dove va il tempo.
- Si registra ogni giorno, sull’attività, a quarti d’ora. Ricostruire la settimana il venerdì produce numeri inventati.
- Il numero che conta è il rapporto fra ore spese e ore previste, progetto per progetto: dice se il prezzo era giusto e se la prossima stima va corretta.
Un timesheet è il registro delle ore lavorate, divise per progetto e per attività. In un’agenzia, in uno studio professionale o in un reparto che lavora su commessa è l’unico modo di rispondere con i numeri a domande che altrimenti si risolvono a sensazione: questo cliente ci fa guadagnare? Quanto è costata davvero la campagna? Quanto dobbiamo chiedere per il prossimo sito?
La maggior parte dei timesheet fallisce per lo stesso motivo: sono pensati per chi li legge e non per chi li compila. Questa guida spiega cosa registrare e con quale dettaglio, come trasformare le ore in costo, come leggere il consuntivo di una commessa con un esempio, e come evitare che diventi uno strumento di sospetto.
01Timesheet e registro delle presenze: due cose diverse
| Presenze | Timesheet per progetto | |
|---|---|---|
| A cosa serve | Orario di lavoro, straordinari, assenze: la busta paga | Sapere su quali progetti e attività è andato il tempo |
| Chi lo usa | Consulente del lavoro, amministrazione del personale | Chi coordina i progetti, chi fa i preventivi, la direzione |
| Obbligo | Le presenze dei dipendenti finiscono nel Libro unico del lavoro | Nessun obbligo generale; può essere richiesto da un contratto o da un bando |
| Riguarda | Solo i dipendenti | Chiunque lavori al progetto: dipendenti, collaboratori, soci |
Tenerli separati evita due errori. Il primo è usare il timesheet come prova dell’orario: le ore di progetto sono quasi sempre meno delle ore di presenza, e deve essere normale. Il secondo è pretendere che le ore di progetto «quadrino» con le otto ore di contratto, cosa che spinge le persone a distribuire a caso il tempo non di progetto.
02Cosa registrare e con quale dettaglio
| Campo | Esempio | Perché |
|---|---|---|
| Data | mar 6 ottobre | Per ricostruire il ritmo del progetto |
| Persona | Giulia | Per il costo: le ore non costano tutte uguali |
| Progetto e attività | Sito Studio Rossi › Grafica pagine interne | Il livello a cui confrontare con la stima |
| Tempo | 2 h 15 min | A quarti d’ora: più fine non serve, più grosso nasconde troppo |
| Nota | Seconda revisione chiesta dal cliente | Una riga, solo quando spiega qualcosa |
| Fatturabile | Sì / No | Se il cliente paga a ore o se il lavoro è fuori perimetro |
03Dalle ore al costo: il costo orario
Costo orario di progetto = costo aziendale annuo della persona ÷ ore di progetto disponibili in un anno
Il costo aziendale comprende retribuzione, contributi, TFR e ratei; le ore di progetto sono le ore lavorabili meno il tempo che strutturalmente non va sui progetti (riunioni interne, amministrazione, formazione).
| Voce | Esempio |
|---|---|
| Costo aziendale annuo di una grafica | 42.000 € |
| Ore lavorabili annue (tolte ferie, festività e permessi) | 1.720 |
| Quota di tempo che va sui progetti | 75% |
| Ore di progetto disponibili | 1.290 |
| Costo orario di progetto | 42.000 ÷ 1.290 ≈ 32,6 € |
La quota di tempo sui progetti è il numero che più spesso si sbaglia, e il timesheet è lo strumento per misurarla. Se si calcola il costo orario sulle ore di contratto, ogni preventivo nasce sottostimato di un quarto.
04Un esempio: il consuntivo di una commessa
Un’agenzia ha venduto a 6.500 € il sito di uno studio professionale, con una stima di 112 ore. A progetto chiuso, il timesheet dice questo.
| Pacchetto | Ore stimate | Ore registrate | Scarto | Costo (a 33 €/h) |
|---|---|---|---|---|
| Brief e mappa del sito | 10 | 9 | −1 | 297 € |
| Testi | 20 | 24 | +4 | 792 € |
| Grafica e revisioni | 30 | 46 | +16 | 1.518 € |
| Sviluppo e moduli | 33 | 31 | −2 | 1.023 € |
| Verifiche e messa online | 8 | 8 | 0 | 264 € |
| Gestione del progetto | 11 | 17 | +6 | 561 € |
| Totale | 112 | 135 | +23 (+21%) | 4.455 € |
Margine di commessa = (ricavo − costo delle ore − costi esterni) ÷ ricavo
Con 6.500 € di ricavo, 4.455 € di ore e 300 € di costi esterni (licenze e font), il margine è (6.500 − 4.455 − 300) ÷ 6.500 ≈ 27%. Con le 112 ore previste sarebbe stato il 39%.
Il consuntivo dice dove guardare: 16 ore in più sulla grafica, tutte annotate come revisioni richieste dal cliente oltre le due previste, e 6 ore in più di gestione per le stesse ragioni. La lezione non è «lavorare più in fretta», ma scrivere nel prossimo preventivo quanti giri di revisione sono inclusi e quanto costa ogni giro in più. È anche il dato che rende più precise le stime dei tempi della volta successiva.
05Ore fatturabili e utilizzo
Tasso di utilizzo = ore fatturabili ÷ ore lavorate
Si guarda per persona e per team, mese per mese. Un tasso che cala senza che cali il lavoro vuol dire che crescono il lavoro interno o le ore regalate ai clienti.
- Nei contratti a ore, il timesheet è il documento su cui si basa la fattura: conviene condividere con il cliente un riepilogo per attività, non il dettaglio grezzo.
- Nei contratti a corpo, le ore non si fatturano ma misurano il margine, e segnalano quando il cliente chiede lavoro fuori perimetro.
- Nei progetti finanziati (bandi regionali, fondi europei, agevolazioni) spesso si chiede di documentare le ore per persona e per progetto, a volte su un modello fissato: si segue il modello del bando, perché un timesheet ricostruito dopo può non essere accettato.
06Come farlo compilare senza farlo odiare
Le regole che funzionano
- Si registra sull’attività, nello stesso strumento dove si lavora: niente file a parte da aprire la sera.
- Si compila ogni giorno, in un minuto; chi se ne dimentica lo recupera il giorno dopo, non a fine mese.
- Si dice chiaramente a cosa servono i dati — preventivi, margini, carico — e a cosa no.
- I dati tornano al team: chi compila vede il consuntivo del progetto, non solo chi dirige.
- Nessuno viene giudicato per un’ora in più su un’attività: si discute il progetto, non la persona.
Con Omega
Il tempo in Omega Work
- Su ogni attività si registra il tempo lavorato — ore e minuti, la data e una nota — e il totale resta visibile nell’attività.
- Accanto, un campo numerico «Ore stimate» per confrontare previsto e speso; i grafici della dashboard sommano le stime per sezione, persona o progetto.
- Chi registra il tempo lo vede comparire nella cronologia dell’attività, insieme ai commenti e ai cambi di stato.
- Un campo «Fatturabile» si aggiunge in un minuto come campo personalizzato, da usare nei filtri.
Foto di copertina: Ricky Kharawala — CC0 1.0
