In breve
- Notion è imbattibile per documenti, wiki e appunti condivisi; i progetti si costruiscono con database che hanno sottoattività, dipendenze e proprietà personalizzate.
- Il limite non è tecnico ma di manutenzione: la struttura dei progetti la decide e la cura qualcuno del team, e quando quella persona è occupata il sistema si sfilaccia.
- Spesso la scelta giusta non è «o l’uno o l’altro»: Notion per la conoscenza, un gestionale di progetti per scadenze, carico e approvazioni.
Questa guida è scritta da chi fa Omega Work. Di Notion riportiamo quello che dichiara sul [sito ufficiale](https://www.notion.com/pricing), letto il 9 ottobre 2026. Notion è uno strumento eccellente e molti team ci lavorano bene anche per i progetti: qui proviamo a dire quando basta, quando non basta più e cosa cambia con un [gestionale di progetti per team](/) costruito per quello.
La domanda vera non è quale dei due sia migliore, ma che cosa state cercando: un posto dove scrivere e trovare le cose, o un posto dove vedere chi fa cosa e per quando.
01Cosa fa bene Notion
- Documenti e wiki. Pagine, procedure, verbali, manuali: tutto collegato e cercabile. È il motivo per cui la maggior parte dei team lo sceglie.
- Database flessibili. Un elenco di progetti o di attività è un database con le proprietà che volete, sottoattività e dipendenze, visto come tabella, bacheca o calendario.
- Uno spazio solo. Il brief del cliente, il verbale della riunione e le attività stanno nella stessa pagina.
- Prezzo d’ingresso chiaro. Gratis per uso individuale; il piano Plus costa 9,50 € a membro al mese con pagamento annuale (11,50 € mensile), Business 19,50 € (23,50 € mensile).
02Quando Notion non basta più per i progetti
I segnali sono quasi sempre gli stessi, e arrivano quando il team supera le cinque o sei persone o i progetti in corso diventano più di tre o quattro:
Se ne riconosci tre, la parte progetti merita uno strumento dedicato
- Ogni progetto ha un database un po’ diverso, con proprietà e stati che si chiamano in modo diverso.
- Per sapere quanto lavoro ha una persona la settimana prossima bisogna aprire più pagine e contare.
- Le scadenze slittano senza che nessuno lo sappia finché non è tardi: manca un Gantt con le dipendenze che si muovono insieme.
- Le approvazioni del cliente o del responsabile passano per commenti o messaggi, non hanno uno stato.
- Le richieste dagli altri reparti arrivano in chat invece che come attività.
- Una persona sola sa come «funziona» lo spazio di lavoro, e quando è in ferie le cose si fermano.
03Notion e Omega Work, punto per punto
| Notion | Omega Work | |
|---|---|---|
| Cos’è | Spazio di documenti e database da costruire | Gestionale di progetti già impostato |
| Come si paga | A membro al mese; ospiti esterni: 10 nel piano gratuito, illimitati nei piani a pagamento | Un canone per workspace a scaglioni di persone |
| Prezzo d’ingresso a pagamento | Plus: 9,50 € a membro al mese con pagamento annuale | 19 € al mese fino a 5 persone, IVA esclusa |
| Documenti e wiki | Il suo punto di forza | Note, messaggi e file dentro il progetto; niente wiki aziendale |
| Gantt e dipendenze | Si costruiscono sui database | Cronologia con dipendenze e milestone, pronta in ogni progetto |
| Carico di lavoro e portfolio | Da costruire con database e grafici | Viste pronte: capacità per persona e settimana, progetti per cliente |
| Approvazioni e moduli | Moduli; le approvazioni si modellano con le proprietà | Approvazioni con esito e motivo, moduli che creano attività |
| Tempo lavorato | Da costruire, o con integrazioni | Cronometro sulle attività e rapporto ore esportabile |
Quasi tutto quello che fa Omega Work si può costruire anche in Notion: la differenza è chi lo costruisce e chi lo mantiene. Un gestionale pronto dà a tutti le stesse viste e gli stessi stati dal primo giorno; Notion lascia la libertà, e con la libertà il lavoro di tenerla in ordine.
04Usarli insieme: la soluzione più comune
Molti team tengono Notion per la conoscenza — procedure, manuali, verbali, documentazione per i clienti — e spostano in un gestionale le cose che hanno una data e un responsabile. Funziona se la regola è chiara: il documento sta in Notion, l’attività sta nel gestionale, e l’attività contiene il link alla pagina. Così non ci sono due elenchi di cose da fare che dicono cose diverse.
- Il brief del progetto resta una pagina; il link va nella panoramica del progetto, tra le risorse.
- Ogni attività ha un responsabile solo e una scadenza; se c’è un documento da scrivere, l’attività rimanda alla pagina.
- Le riunioni si verbalizzano dove preferite, ma le azioni decise diventano attività: vedi riunioni efficaci.
05Come si portano i progetti da Notion
- 1
Esporta il database delle attività in CSV
Da Notion ogni database si esporta in CSV. Scegli quelli dei progetti in corso: quelli chiusi possono restare dove sono.
- 2
Fai corrispondere le colonne
Nome, stato (diventa la sezione), assegnatario, date di inizio e scadenza, descrizione, completata. Le proprietà particolari diventano campi personalizzati, se servono davvero.
- 3
Importa con l’anteprima
Omega Work mostra quante attività e quali sezioni creerebbe prima di farlo. Si corregge il file e si riprova.
- 4
Collega le pagine
Le pagine di documentazione restano in Notion; nel progetto si aggiungono i link tra le risorse.
Con Omega
Cosa trovi in Omega Work
- Progetti con elenco, bacheca, cronologia con Gantt e dipendenze, calendario: le stesse viste per tutti, senza costruirle.
- Carico di lavoro per persona, portfolio dei progetti per cliente o reparto, obiettivi collegati ai progetti.
- Approvazioni con esito e motivo, moduli di richiesta che creano attività, regole automatiche e modelli.
- Note, messaggi, file e link alle risorse dentro ogni progetto; cronometro e rapporto ore.
- Un canone per workspace: 19 € al mese fino a 5 persone, 39 € fino a 15, 79 € fino a 40, 149 € fino a 100, IVA esclusa. Primo mese gratis senza carta.
Foto di copertina: JESHOOTS.COM — CC0 1.0
