In breve
- Le dimissioni si danno solo online e il lavoratore ha 7 giorni per revocarle (D.Lgs. 151/2015, art. 26): il passaggio di consegne si imposta subito, ma si annuncia ai clienti dopo.
- Il tempo a disposizione è il preavviso, che fissa il contratto collettivo; le ferie non si possono far cadere dentro il preavviso (art. 2109 del codice civile).
- Il documento di consegna si scrive per attività, non per ricordi: cosa è aperto, a che punto è, cosa va fatto dopo, con chi e entro quando. E la casella email personale si disattiva con un messaggio automatico, non si tiene aperta.
Il **passaggio di consegne** è il lavoro che si fa fra il giorno in cui un collega annuncia che se ne va e il suo ultimo giorno. In una piccola azienda o in un’agenzia è il momento in cui si scopre quanto lavoro stava solo nella testa di una persona: la password del pannello di un cliente, l’accordo preso a voce su una consegna, il fornitore che risponde solo a lei.
Questa guida mette in fila i tempi fissati dalle regole — dimissioni online, revoca, preavviso, ferie — e dentro quei tempi una procedura con la checklist e il modello del documento di consegna. Le norme citate sono state lette su Normattiva e sul sito del Garante privacy il 29 settembre 2026; per il caso singolo, il riferimento resta il consulente del lavoro.
01I tempi che fissano le regole
| Cosa | Regola | Fonte |
|---|---|---|
| Come si danno le dimissioni | Solo con il modulo telematico del Ministero del Lavoro, da soli con identità digitale o tramite un intermediario abilitato (patronato, sindacato, consulente). Una lettera sola non basta. | D.Lgs. 151/2015, art. 26, c. 1 |
| Ripensamento | Il lavoratore può revocarle entro 7 giorni dalla trasmissione, con la stessa procedura | art. 26, c. 2 |
| Chi altera il modulo | Sanzione da 5.000 a 30.000 € al datore di lavoro | art. 26, c. 5 |
| Preavviso | Nei termini fissati dal contratto collettivo; chi non lo rispetta deve all’altra parte un’indennità pari alla retribuzione del periodo mancante | Codice civile, art. 2118 |
| Ferie e preavviso | Il periodo di preavviso non può essere computato nelle ferie | Codice civile, art. 2109, c. 3 |
| Ferie non godute | Si pagano alla fine del rapporto: è l’unico caso in cui le quattro settimane minime si monetizzano | D.Lgs. 66/2003, art. 10, c. 2 |
| Assenza ingiustificata prolungata | Oltre il termine del CCNL o, in mancanza, oltre 15 giorni, il datore lo comunica all’Ispettorato e il rapporto si considera risolto per volontà del lavoratore, salvo prova contraria | art. 26, c. 7-bis (introdotto dalla L. 203/2024) |
02Il calendario del passaggio, dal giorno delle dimissioni
| Quando | Cosa si fa | Chi |
|---|---|---|
| Giorno 1 | Si riceve la comunicazione, si chiede al consulente la data di fine preavviso, si nomina chi prenderà in carico il lavoro | Titolare o responsabile |
| Giorni 1–3 | Inventario delle attività aperte e degli accessi (vedi checklist) | Chi se ne va, con il responsabile |
| Entro il giorno 7 | Nessun annuncio ai clienti: le dimissioni si possono ancora revocare | Tutti |
| Settimana 2 | Documento di consegna scritto e riassegnazione delle attività, una per una | Chi se ne va e chi subentra |
| Settimane centrali | Affiancamento: prima chi subentra guarda, poi fa con l’altro accanto, poi fa da solo | Entrambi |
| Ultima settimana | Presentazione ai clienti e ai fornitori, passaggio degli accessi, verifica che non resti niente assegnato a chi esce | Responsabile |
| Ultimo giorno | Disattivazione degli account, messaggio automatico sulla casella email, restituzione dei dispositivi | Amministrazione |
03La checklist del passaggio di consegne
Lavoro
- Elenco di tutte le attività e i progetti aperti, con stato, prossimo passo e scadenza.
- Per ogni cliente: referente, accordi presi (anche a voce), lavori promessi e non ancora iniziati.
- Lavori in attesa di qualcun altro: chi deve rispondere, da quando, cosa si è già sollecitato.
- Attività ricorrenti (report mensili, rinnovi, pagamenti a fornitori) con la prossima data.
- Problemi noti e decisioni in sospeso: quelle che nessuno troverà scritte da nessuna parte.
Accessi e strumenti
- Elenco dei servizi in cui la persona ha un accesso a proprio nome: pannelli dei clienti, social, domini, fornitori, banca.
- Per ognuno: chi diventa il nuovo titolare dell’accesso; le password condivise si cambiano dopo l’uscita.
- File salvati solo sul computer personale spostati nelle cartelle condivise.
- Autenticazioni a due fattori legate al telefono personale della persona: spostate su un numero o un dispositivo aziendale.
Ultimo giorno
- Nessuna attività aperta ancora assegnata a chi esce.
- Account di lavoro disattivati, non cancellati: la cronologia serve a chi resta.
- Casella email personale disattivata con messaggio automatico che indica l’indirizzo da usare.
- Dispositivi, badge e chiavi restituiti.
04Il documento di consegna: un modello
Il documento di consegna non è un racconto di quello che la persona ha fatto negli anni. È una tabella di cose aperte, una riga per attività, che chi subentra può leggere senza fare domande.
| Attività | Stato | Prossimo passo | Scadenza | Persone coinvolte | Dove sono i materiali |
|---|---|---|---|---|---|
| Sito Studio Bianchi — pagine servizi | Testi approvati, grafica al 60% | Mandare le bozze delle pagine interne | 14 ottobre | Avv. Bianchi (cliente), Marco (sviluppo) | Progetto «Sito Studio Bianchi», sezione Grafica |
| Newsletter mensile Ferramenta Rossi | Ricorrente | Raccogliere le offerte entro il 25 | Invio il 1° di ogni mese | Sig.ra Rossi | Modello nella cartella clienti |
| Rinnovo dominio cliente Verdi | Da fare | Rinnovare dal pannello del registrar | 30 novembre | Amministrazione | Accesso passato a Laura |
La tabella funziona se chi subentra è deciso prima di scriverla. Assegnare «al team» un’attività di chi se ne va vuol dire che non la farà nessuno: una riga, una persona, come nella matrice RACI. E prima di caricare tutto su qualcuno, conviene guardare quanto ha già: la guida al carico di lavoro del team spiega come.
05Email e account: cosa si può fare e cosa no
La casella nome.cognome@azienda.it contiene dati personali di chi se ne va, anche se è uno strumento di lavoro. Il Garante per la protezione dei dati personali lo ripete da anni (newsletter del 20 dicembre 2019 e provvedimenti successivi, fra cui quello del 22 giugno 2023): dopo la fine del rapporto l’account va disattivato, con un messaggio automatico che avvisa chi scrive e indica un indirizzo alternativo, e poi rimosso. Tenerlo attivo «per continuità» e leggerne i messaggi è stato sanzionato.
- Prima dell’uscita: si chiede alla persona di inoltrare o archiviare nelle cartelle condivise i messaggi di lavoro che servono, e si avvisano clienti e fornitori del nuovo referente.
- Il giorno dopo: casella disattivata e risposta automatica del tipo «Questo indirizzo non è più attivo: per comunicazioni scrivere a info@…».
- Per il futuro: le comunicazioni con i clienti passano da indirizzi di funzione (commerciale@, progetti@) e dagli strumenti condivisi, non dalle caselle personali. È la regola che rende facile il prossimo passaggio.
Con Omega
Il passaggio di consegne in Omega Work
- La ricerca avanzata filtrata per assegnatario mostra le attività aperte di una persona in tutti i progetti: è l’inventario del giorno 1, già fatto.
- Ogni attività si riassegna con il suo storico: commenti, file, cambi di stato e tempo registrato restano lì e chi subentra li legge.
- Il carico di lavoro mostra quanto hanno già le persone a cui si sta passando il lavoro, prima di caricarle.
- All’uscita l’amministratore disattiva il membro dalla console: non entra più, e le attività con la loro cronologia restano al team.
Foto di copertina: Luca Bravo — CC0 1.0
