In breve
- Una to do list di team funziona se ogni voce ha un solo responsabile e una scadenza: «da fare» senza nome vuol dire «non lo fa nessuno».
- Le app di liste personali vanno bene fino a due o tre persone; oltre servono notifiche, una vista per persona e un modo per raccogliere le richieste.
- Le versioni gratuite esistono quasi ovunque, con limiti su persone, viste o automazioni: provatele con il lavoro vero.
La risposta breve: per un team serve un’app in cui ogni cosa da fare ha un responsabile, una scadenza e uno stato, che manda una notifica a chi riceve un compito e che mostra a ciascuno la sua lista senza doverla cercare. Le app di liste personali lo fanno in parte; i gestionali di attività lo fanno per costruzione.
Qui trovi cosa deve avere una to do list condivisa, la differenza fra un’app di liste e un gestionale delle attività, cosa offrono i piani gratuiti e come si fa a farla usare davvero. Omega Work è un [gestionale delle attività per team](/): lo citiamo come esempio, con quello che fa e quello che non fa.
01Cosa serve a una to do list di team
- 1Un nome su ogni voce. Una persona sola risponde di ogni cosa; gli altri possono seguirla.
- 2Una data. Senza scadenza la lista cresce e basta. Anche una data indicativa aiuta a ordinare.
- 3La mia lista. Ognuno apre l’app e vede solo le sue cose, divise fra oggi, questa settimana e più avanti.
- 4Notifiche giuste. Un avviso quando ti assegnano qualcosa o ti citano, non per ogni modifica di tutti.
- 5Le cose che ritornano. Le attività ricorrenti — il report del lunedì, la chiusura del mese — si creano una volta sola.
- 6Sottoattività. Le voci grandi si spezzano in passaggi spuntabili.
- 7Il telefono. Un’app per aggiungere e spuntare voci anche fuori dalla scrivania.
02App di liste o gestionale delle attività?
| App di liste personali, condivise | Gestionale delle attività per team | |
|---|---|---|
| Ideale per | Una o due persone, liste semplici | Da tre persone in su, lavoro che arriva da più parti |
| Responsabile e scadenza | Spesso facoltativi | Al centro di ogni attività |
| Vista per persona | Ognuno vede le liste condivise con lui | Una pagina con tutte le attività assegnate, da tutti i progetti |
| Richieste dagli altri | Via messaggio, da ricopiare | Moduli che creano l’attività |
| Cosa è in ritardo | Si guarda lista per lista | Filtri, dashboard e carico di lavoro |
| Prezzo | Spesso gratis o pochi euro per persona | A utente o a canone fisso; quasi sempre con piano gratuito o prova |
Non è una gara: per una coppia di soci o una piccola famiglia di lavoro, un’app di liste condivise basta e avanza. Quando le persone diventano tre o quattro e le richieste arrivano anche da fuori, la lista diventa un elenco di cose che nessuno sa più a chi tocchino. È lì che conviene passare a uno strumento pensato per i team; il percorso è lo stesso descritto in da Excel a un gestionale di progetti.
03Ci sono app to do list per team gratis?
Sì. Molti strumenti hanno un piano gratuito per team piccoli: Trello è gratuito fino a 10 collaboratori per spazio di lavoro, ClickUp ha un piano gratuito senza limite di attività e membri ma con 60 MB per i file, Asana ha un piano gratuito per una o due persone. I limiti stanno quasi sempre in tre posti: numero di persone, viste disponibili e automazioni.
Omega Work non ha un piano gratuito permanente: ha un mese di prova gratis con tutte le funzioni, senza carta di credito, e poi un canone per workspace da 19 € al mese fino a 5 persone, IVA esclusa. La differenza è che il prezzo non cresce a ogni persona e non si sale di piano per avere viste o regole. Il quadro dei prezzi è nella guida ai migliori software di gestione progetti.
04Come farla usare davvero
- 1
Una regola sola all’inizio
«Se non è nell’app, non è stato chiesto.» Vale anche per il titolare.
- 2
Voci scritte come azioni
«Chiamare Rossi per il preventivo», non «Rossi». Chi la legge deve capire cosa fare senza chiedere.
- 3
Pochi stati
Da fare, In corso, Fatto. Un quarto stato «In attesa» se il lavoro dipende spesso da altri.
- 4
Le priorità con un criterio
Tre livelli e una regola condivisa: vedi la matrice di Eisenhower.
- 5
Un controllo a settimana
Dieci minuti per chiudere le voci fatte, spostare le date e cancellare quello che non si farà.
Con Omega
La to do list del team in Omega Work
- Ogni voce è un’attività con responsabile, scadenza, priorità, sottoattività spuntabili, file e commenti.
- «Le mie attività» mostra a ciascuno tutto quello che gli è assegnato, diviso fra oggi, questa settimana e più avanti.
- Attività ricorrenti, promemoria personali e notifiche su computer e telefono quando ti assegnano qualcosa o ti citano.
- Moduli di richiesta per chi chiede dall’esterno del team, e la bacheca Kanban quando la lista diventa un flusso.
- App per iPhone e Android; 19 € al mese fino a 5 persone, 39 € fino a 15, 79 € fino a 40, 149 € fino a 100, IVA esclusa; primo mese gratis senza carta.
Foto di copertina: Wilfred Iven — CC0 1.0
