In breve
- In un ufficio il lavoro è fatto per metà di scadenze ricorrenti e per metà di richieste che arrivano da altri: il gestionale deve gestire bene tutte e due.
- Le funzioni che contano sono poche: un responsabile e una data per ogni attività, attività ricorrenti, una pagina «le mie attività», le richieste da un modulo e le notifiche.
- Il prezzo va guardato sul numero di persone che entreranno davvero, compresi i colleghi che chiedono o approvano soltanto.
La risposta breve: un gestionale per le attività dell’ufficio è un programma in cui ogni lavoro diventa un’attività con un responsabile, una scadenza e uno stato, visibile a chi deve vederla. Sostituisce la lista su carta, il foglio Excel condiviso e le richieste via email o WhatsApp, e fa vedere in un colpo d’occhio cosa è in ritardo.
Questa guida è per chi coordina un ufficio — amministrazione, segreteria, acquisti, risorse umane, assistenza clienti — e non ha bisogno di diagrammi complessi, ma di ordine. Omega Work è un [gestionale di progetti e attività per team](/) e lo usiamo come esempio dove serve, dicendo anche cosa non fa.
01Cosa deve fare un gestionale per le attività dell’ufficio
| Esigenza dell’ufficio | Funzione che serve |
|---|---|
| Sapere chi se ne occupa | Un solo responsabile per attività, con i colleghi che seguono |
| Non dimenticare le scadenze fisse | Attività ricorrenti (ogni mese, ogni trimestre) e promemoria |
| Fermare le richieste in corridoio e in chat | Un modulo di richiesta che crea l’attività già compilata |
| Vedere il proprio lavoro senza cercarlo | Una pagina con tutte le attività assegnate, da tutti i progetti |
| Capire cosa è in ritardo | Filtri per scadenza e stato, una dashboard che si aggiorna da sola |
| Far approvare spese, documenti, comunicazioni | Approvazioni con esito, motivo e data |
| Non perdere i documenti | File e commenti dentro l’attività, non nella posta |
| Lavorare anche fuori ufficio | App per telefono e notifiche |
Tutto il resto — cronologie, portfolio, obiettivi — è utile quando l’ufficio gestisce anche progetti con una data di fine, come un trasloco, il cambio di un software o la chiusura di bilancio. Non deve essere il motivo della scelta.
02Come si organizza il lavoro dell’ufficio dentro il gestionale
- 1
Un progetto per area, non per persona
«Amministrazione», «Acquisti», «Personale», «Segreteria». Le persone si assegnano alle attività; i progetti restano anche quando qualcuno cambia ruolo.
- 2
Sezioni per tipo di lavoro
Per esempio in Amministrazione: Scadenze fiscali, Fornitori, Incassi, Richieste interne. Oppure per stato: Da fare, In corso, In attesa, Fatto.
- 3
Le ricorrenze una volta sola
F24 del 16, liquidazione IVA, chiusura cassa, inventario: ogni scadenza fissa diventa un’attività ricorrente con il suo responsabile e il promemoria qualche giorno prima.
- 4
Un modulo per le richieste
Chi ha bisogno di qualcosa compila il modulo: l’attività arriva nella sezione giusta con i dati che servono, invece che in un messaggio da ricopiare.
- 5
Dieci minuti il lunedì
Si guardano le attività in ritardo e quelle della settimana, si spostano le date che vanno spostate. Il metodo completo è in come organizzare i progetti del team.
03La checklist per scegliere
- Si crea un’attività in meno di dieci secondi, anche dal telefono.
- Le attività ricorrenti si impostano una volta e si rigenerano da sole.
- Ogni persona ha una pagina sola con tutto quello che le è assegnato.
- Chi non usa il gestionale tutti i giorni può fare una richiesta con un modulo.
- Il prezzo non raddoppia se entrano anche i colleghi che chiedono o approvano.
- Interfaccia, assistenza e fattura sono in italiano.
- Si importa il foglio Excel di oggi e i dati si esportano quando si vuole.
- Si prova gratis con il lavoro vero, non con un progetto di esempio.
04Quanto costa
I programmi per organizzare il lavoro si pagano quasi sempre in due modi: a utente al mese, con piani d’ingresso fra 5 e 11 € circa a persona e piani avanzati che costano il doppio, oppure a canone fisso per tutto lo spazio di lavoro. Per un ufficio di 8 persone, a 10 € a persona, sono 80 € al mese; con un canone per workspace il prezzo dipende solo dallo scaglione.
| Persone in ufficio | Omega Work al mese | Pagando l’anno, al mese |
|---|---|---|
| Fino a 5 | 19 € | 15,20 € |
| Fino a 15 | 39 € | 31,20 € |
| Fino a 40 | 79 € | 63,20 € |
| Fino a 100 | 149 € | 119,20 € |
Il confronto con i prezzi dei principali software, letti sui siti ufficiali, è nella guida ai migliori software di gestione progetti; quello fra un foglio di calcolo e un gestionale in da Excel a un gestionale di progetti.
05Cosa non è un gestionale delle attività
- Non è il gestionale contabile. Le fatture, la prima nota e gli F24 si fanno nel programma di contabilità; qui si tiene l’attività «preparare e pagare l’F24» con la sua scadenza.
- Non è il registro delle presenze. Ferie, permessi e timbrature stanno in un gestionale del personale. Omega Work registra il tempo speso sulle attività, non l’orario di lavoro.
- Non è uno strumento di controllo. Usare le attività per sorvegliare le persone ha limiti precisi di legge: vedi privacy dei dati di progetto.
Con Omega
Il lavoro dell’ufficio in Omega Work
- Attività con responsabile, scadenza, sottoattività, file e commenti; attività ricorrenti e promemoria personali.
- «Le mie attività» raccoglie tutto quello che è assegnato a ciascuno, da tutti i progetti; la posta in arrivo raccoglie menzioni e approvazioni.
- Moduli di richiesta con un link da condividere: la richiesta arriva come attività nel progetto giusto.
- Approvazioni con esito e motivo, regole automatiche, dashboard con le attività in ritardo per persona e per stato.
- Importazione del foglio Excel, app per iPhone e Android, notifiche e scadenze nel calendario di Google, Apple o Outlook.
- 19 € al mese fino a 5 persone, 39 € fino a 15, 79 € fino a 40, 149 € fino a 100, IVA esclusa; primo mese gratis senza carta.
